일 잘하는 직장인들만 안다는 업무파일 정리 노하우

밤낮을 가리지 않고 일을 하다 보면 바탕화면과 각종 폴더를 가리지 않고 업무 관련 파일이 산더미처럼 쌓이기 일쑤다. 나중에 정리해야지, 하다 보면 마구잡이로 섞여 있는 파일들을 어떻게 분류해야 할지 막막하기 마련. 아무 생각 없이 파일을 삭제했다가 휴지통을 뒤적여본 경험도 다들 한 번쯤은 겪지 않았을까.

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참고로 에디터는 중요한 보고서 파일을 찾지 못해 복구 프로그램까지 다운 받아본 적도 있다. 하하… 뻔한 결말이지만 파일은 되찾지 못했고, 상사로부터 호된 꾸지람을 들은 후 하룻밤을 꼬박 새 보고서를 다시 만들어냈더랬다.

며칠 후에 생각지도 못한 폴더에서, 이상한 이름으로 저장된 원래의 보고서를 찾았을 때 허탈감은 아직도 잊지 못하겠다. 급한 나머지 asdf 같은 이름으로 파일을 저장하고 보고 올릴 때 수정해야지 했던 게 그제서야 기억이 났을 때, 나 자신에게 얼마나 화가 나던지.

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업무 파일 정리에도 어떤 일정한 규칙을 만들어두면 훨씬 수월해진다. 기한이 지나 보관가치가 없는 파일들은 과감히 지우고, 시간이 지나도 필요할 만한 자료들은 분류별로 보관하는 것이 가장 기본적이다. 규칙에 따라 저장하는 것을 습관화하면 업무 속도가 훨씬 빨라질 뿐 아니라 인수인계 과정도 수월해진다.

아직까지도 바탕화면을 업무 파일로 가득 채우고 있다면, 너무 여러 가지 폴더를 만들어 매번 저장경로가 바뀐다면, 퇴사 후 후임자로부터 특정 파일을 찾는 전화를 받고 싶지 않다면 오늘 소개하는 팁을 살펴보는 것을 추천한다.

아직도 바탕화면을 잡다한 파일들로 가득 채우고 있다면 그것부터 정리하도록 하자. 바탕화면에 놓일 폴더는 1~2개 정도가 이상적이다. 업무에 꼭 필요한 응용 프로그램 등을 제외하고 관련 파일들은 모두 폴더 안으로 집어넣도록 하자. 에디터는 바탕화면의 면적을 줄이고 직관성을 높이기 위해 아이콘 크기를 키웠다.

이렇게 해두니 바탕화면에 저장된 이미지, 문서 파일이 튀어보여 그때그때 파일을 정리하기 좋았다. 바탕화면에서 컨트롤을 누른 상태로 마우스 휠을 위아래로 굴리면 아이콘 크기를 조정할 수 있다.

폴더는 단계별로 생성해 관리하는 것이 효율적. 바탕화면에 놓인 폴더는 최상위 폴더로 지정하는 것이 좋다. 에디터는 [업무], [개인] 폴더를 생성해 사용하는 중. 말 그대로 업무 관련 파일은 모두 업무 폴더에, 급여명세서나 각종 개인 서류들은 개인 폴더에 저장한다. 이렇게 미리미리 나누어 두면, 컴퓨터를 교체하거나 퇴사할 때 개인정보를 한꺼번에 삭제할 수 있어 편리하다. 폴더가 둘인 것도 싫다면, 자신의 이름으로 폴더를 만들어 그 안에서 업무와 개인으로 나누는 것도 좋다.

업무 폴더 안은 [연도별] → [프로젝트명 / 업무내용] → [진행과정] 등으로 분류해보자. 업무마다 공통적으로 사용하는 특정 문서양식이 있다면 연도별 폴더와 함께 [기타] 폴더를 만들어 상위에서 볼 수 있도록 하자.

진행과정은 [1. 조사], [2. 진행 중], [3. 완료], [4. 기타] 등으로 폴더를 구분해두면 단계별로 파일을 옮겨두며 업무를 진행하기 수월하다. 폴더명 앞에 숫자를 매기면 중요도나 일의 순서대로 폴더를 정렬하기에 편하다. 특정 폴더에 넣어두기 애매한 파일은 ‘기타’와 같은 번외 폴더를 만들어 관리하면 편하다.

이렇게 폴더를 체계적으로 구분지어 두면 차후 이전자료가 필요할 때에 훨씬 쉽게 찾을 수 있다. 단, 폴더를 너무 세분화하면 오히려 역효과를 낳을 수 있다. 가령 참고자료, 조사자료 등으로 폴더를 구분해두었다면 똑같은 자료를 두 폴더에 모두 저장하거나 비슷한 성격의 파일을 하나는 참고, 하나는 조사로 분류할 수 있다는 것. 폴더를 너무 많이 만들기보단 최대 5개 내외 수준으로 관리하는 것이 좋다.

회사별로 파일명 규칙을 정해둔 곳도 있을 테지만, 그렇지 않은 곳도 있다. 딱히 정해진 바가 없다면 자신만의 파일명 규칙을 만들어 저장하는 습관을 들이는 것이 좋다. 규칙 역시 ‘명확하고 간결하게’ 정하는 것이 포인트.

가장 많이 선택하는 규칙은 [날짜_프로젝트명_업무내용_순서] 혹은 [프로젝트명_업무내용_날짜_순서] 등이다. 201208_테크플러스_에디터_v1로 저장해 날짜순으로 보거나, 테크플러스_에디터_201208_v2로 저장해 프로젝트별로 볼 수 있도록 하는 것이다.

파일명에 공백이 들어가면 메일이나 사내 프로그램 등에 첨부할 때 오류가 발생할 수 있으므로 파일 저장시 언더바(_)나 하이픈(-)을 사용하는 것을 추천한다. 거래처 등 외부에 보내야 하는 문서의 경우 문서 맨 앞에 자사 이름을 적어두면 좋다. 제안서나 확인서 등 특정 거래처에 보내는 파일은 ‘회사명_거래처명_업무내용_날짜_순서’ 방식으로 저장하면 파일 구분이 더 간편해진다.

사진=커뮤니티

버전별로 기록하는 습관을 들이면 ‘완전최종’, ‘이게정말최종’, ‘최종의최종’ 등 진짜 최종버전이 무엇인지 구별할 수 없는 파일명으로 저장하는 사태를 막을 수 있다. 또 진행과정에서 파일내용에 문제가 생겼다면 이전 버전으로 돌아가 수정하기 수월할 뿐 아니라, 추후 필요할 때 빠르게 찾아볼 수 있다.

메일이나 메신저를 통해 파일을 자주 주고 받는 이들이라면 특히 주기적인 정리가 반드시 필요하다. [다운로드]나 [카카오톡 받은 파일] 등 다운로드 경로로 지정돼 있는 폴더를 방치해두면 차후 필요한 파일을 찾을 때 곤란한 상황을 겪을 수도.

다운로드 가능 기간이 경과해 중요한 파일을 영영 찾을 수 없는 경우도 더러 발생하곤 하니 미리미리 정리해두도록 하자. 용도별로 웹 브라우저를 2,3개씩 사용하고 다운로드 폴더를 서로 다르게 지정해두는 것도 한 가지 방법.

여러 장의 이미지를 한꺼번에 공유 받았을 때 파일명이 제각각이어서 난감하다면 한꺼번에 바꿀 수 있는 방법도 있다. 윈도우 탐색기 내에서 파일명을 바꿀 이미지를 모두 선택해 마우스 우클릭 ‘이름 바꾸기’를 선택해 파일명을 바꾸면 선택한 파일의 이름이 모두 통일된다. 단 무조건 (1), (2), (3) 등 괄호 숫자로만 이어진다는 점은 미리 알아두도록 하자.

만약 파일명을 특정한 규칙에 맞춰 한꺼번에 변경하고 싶다면 ‘다크네이머’라는 소프트웨어를 사용하면 된다. 다크네이머는 네이버 소프트웨어 자료실에서 다운로드 받을 수 있다. 사용방법 역시 간단하다. 파일을 한꺼번에 불러온 뒤 특정 문자열을 변경하거나 이름을 모두 지워 새로운 규칙을 생성해주면 된다. 에디터는 이름을 모두 지운 후 ‘앞이름 붙이기’를 통해 [201208_테크플러스_이미지_]를 지정해 준 뒤, ‘번호붙이기’를 선택해 세자릿수의 번호를 매기게끔 했다.

다크네이머 사용예시

공유 받은 파일뿐만 아니라 업무 진행 중 쌓인 각종 자료들도 자주자주 정리해주는 게 좋다. 아무리 폴더를 체계적으로 구분하고, 파일정리를 잘 한다 하더라도 쓸데없는 자료들과 섞여 있으면 효율성이 떨어지기 마련이다. 가장 베스트는 그날그날, 비우는 것이겠지만 바쁜 직장인들에게 그것마저도 쉬운 일은 아니다.

매주 월요일 혹은 매월 2,4주 금요일 등 주기를 정해 파일을 정리하는 습관을 길러 보자. 마찬가지로 나만의 규칙을 정해놓으면 쉽다. 참고자료로 사용한 파일과 일정 기한이 지난 진행파일은 삭제 등 필요없는 파일들을 지우는 식으로 정해두면 보다 빠른 정리가 가능해진다.

자주 사용하는 폴더는 파일 탐색기 좌측 바로가기에 고정해두자. 굳이 단계별 루트를 거칠 필요가 없어 파일을 찾을 때는 물론 저장할 때에도 편리하다.

작업표시줄과 시작화면을 잘 세팅하는 것도 업무 생산성을 늘리는 방법 중 하나. 자주 사용하는 프로그램들을 작업표시줄과 시작화면에 고정시켜 사용하면 응용프로그램을 실행하는 시간도 단축시킬 수 있다. 작업표시줄에 검색기능을 활성화하면 파일이나 폴더를 찾는 것도 더 쉬워진다.

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팀원들이 함께 쓰는 문서 양식이나 공통 인수인계 문서 등은 구글 드라이브 등 클라우드 서비스를 사용해 공유하면 일일이 메일이나 메신저를 거칠 필요가 없어 효율적이다.

파일 수정 후 ‘다른 이름으로 저장’을 습관화 하면 원본 파일 분실의 위험이 줄어든다. 단축키를 미리 외워두면 더 편리하다. △한컴오피스 = ‘Alt + V’ △마이크로소프트(엑셀, 워드, PPT 등) = ‘F12’ △포토샵 = ‘Shift + Ctrl + S’ 등이다.

테크플러스 에디터 김다솜

tech-plus@naver.com​​

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