지메일 업무 효율 높이는 지름길 ‘쇼트웨이브’

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(출처:Shortwave)

지메일은 수많은 사용자를 보유한 구글 이메일 서비스다. 국내 여러 포털서도 이메일 서비스를 제공하고 있으나, 사용자 수만 놓고 보면 지메일이 압도적이다. 전 세계 지메일 사용자 수는 18억 명을 넘어선 것으로 알려졌다.

다만 사용자 수가 많다고 다른 이메일 서비스에 비해 특별히 사용성이 좋은 건 아니다. 여타 메일 서비스처럼 사용자가 직접 메일함을 관리해야 한다. 그렇지 않으면 하루하루 쌓여가는 메일 때문에 정작 중요한 메일을 놓쳐버리는 불상사가 발생하곤 한다.

매일 반복되는 지메일 관리에 지친 이들을 위해 새로운 앱을 하나 소개하려 한다.

■ 쇼트웨이브? 처음 보는데

소개하려는 앱은 ‘쇼트웨이브(Shortwave)’다. 이 앱은 지금은 구글에 인수된 파이어베이스(Firebase)의 공동설립자 앤드류 리(Andrew Lee)가 선보인 지메일 관리·업무 협업 툴이다. 지난 2020년부터 개발하기 시작해, 클로즈 베타 테스트 기간을 거쳐 최근 모습을 드러냈다. 비교적 최신 툴이라 국내에선 아직 생소하다. 반면 해외에선 출시 직후 꽤 많은 조명을 받고 있는데, 이젠 사라진 구글 인박스(Inbox) 대안이라는 평가를 받고 있다.

쇼트웨이브의 가장 큰 특징은 지메일을 기반으로 한다는 것이다. 첫 실행 시 구글 지메일 주소와 연동해야 하며, 이후 자동으로 받은편지함(인박스·Inbox)에 있는 메일이 쇼트웨이브에 나타난다. 무료 버전은 최대 3개월치 메일까지 연동한다. 더 많은 메일을 보려면 월 9달러를 내고 유료 요금제를 써야 한다.

개인 지메일 정보를 제3자인 쇼트웨이브에 넘기는 건데 안전한 걸까? 해외 IT전문지 더 버지(The Verge)에 따르면 쇼트웨이브는 개인 데이터로 수익을 창출하지 않는다는 내부 정책을 세웠고, 구글의 연례 감사를 통과했다고 한다. 구글 감사는 보안·보호 수준 테스트도 포함한다고 하니 사용 전부터 큰 걱정을 하진 않아도 될 듯하다.

(출처:Shortwave)

■ 직관적인 유저 인터페이스(UI)

아직 변변찮은 사용 후기가 없어 직접 체험했다. 첫 화면은 굉장히 직관적이다. 맨 왼쪽엔 주요 기능을 담은 메뉴가 위치하고 화면 중앙엔 최근 수신한 3개월치 메일이 주르륵 나열돼 있다. 메뉴는 크게 인박스(Inbox), 스누즈(Snoozed), 던(Done·완료), 워크스페이스(Workspace)로 나뉜다.

각 메뉴를 설명하자면 인박스는 최근 3개월치 지메일이 모이는 곳이다. 사실상 쇼트웨이브의 핵심 기능이 담긴 메뉴다. 스누즈는 나중에 처리할 메일을 모아둘 장소다. 던은 이미 확인이 끝난 메일이 쌓이며, 워크스페이스는 말 그대로 다른 팀원들과 협업 공간이다.

■ ‘지메일 관리’ 마음대로 손쉽게

가장 마음에 드는 기능은 인박스 메일 정리다. 보통 지메일에 들어가면 수신한 순서대로 너저분하게 나열된 메일이 반긴다. 쇼트웨이브는 어느 정도 이메일이 정돈돼 있다. 최근 일주일치 메일이 가장 위에 있고, 그 아래는 월별로 받은 메일을 보여준다.

메일뿐만 아니라 지메일에서 기본으로 제공하는 프로모션, 소셜, 업데이트 등 라벨도 연도된다. 이를 통해 업무에 불필요한 단순 홍보성 자료나, 스팸 메일, 정기적으로 수신하는 메일 대다수가 걸러진다. 이런 메일만 사라져도 메일 정리 시간이 확연히 줄어든다.

두 번째는 상단 고정이다. 종종 중요한 메일 표시해놓고 잊어버리는 경우가 있다. 쇼트웨이브는 메인화면 최상단에 중요 메일을 고정하기에 그럴 일이 없었다. 사용 방법도 간단하다. 그저 이메일 위에 마우스를 올리고 ‘압정’ 모양 아이콘을 눌러주면 끝이다.

(출처:Shortwave)

쇼트웨이브는 메일을 원하는 위치로 끌어서 옮기는 ‘드래그 앤 드롭’ 기능을 갖췄다. 윈도우 바탕화면에서 아이콘을 옮기는 방법과 같다. 상단 고정 기능과 시너지가 컸다. 최상단에 최우선 메일을 고정하고, 그 아래는 중요 메일 순으로 정리했다. 이전처럼 지난 메일을 찾으려 고생하지 않아도 된다.

추가로 메일을 드래그해 새로운 라벨을 만드는 기능을 빼먹을 수 없다. 모바일 기기에서 아이콘을 서로 겹쳐 새로운 폴더를 만드는 것과 100% 같다. 앞서 설명한 메일 드래그 기능으로 서로 다른 메일을 포개면 일종의 ‘메일 폴더’가 만들어지며, 내 마음대로 이름을 붙일 수 있다.

쇼트웨이브를 사용한 다른 이들도 꽤 긍정적으로 평가했다. 대표적으로 메타버스 플랫폼 게더타운(Gathertown) 공동 CEO 필립 왕(Phillip Wang)은 “쇼트웨이브는 이메일을 정리를 덜 힘들게 하고 작업에 집중하도록 한다”고 말한 바 있다.

■ ‘협업 공간’도 제공하는 쇼트웨이브

최근 협업 기능을 갖춘 생산성 애플리케이션을 사용하는 이들이 크게 늘었다. 쇼트웨이브도 이런 추세에 발 맞춰 ‘워크스페이스’를 제공한다. 슬랙, 노션과 마찬가지로 팀원들을 워크스페이스에 초대해 업무를 진행하는 공간이다.

개념은 노션과 가깝다. 본래 가진 중점 기능에 팀원과 함께 하는 공간을 추가한 느낌이다. 실제 사용해 보면 슬랙과 비슷한 점도 있다. 각 대화가 스레드 형식으로 진행돼서다. 다만 워크스페이스만놓고 보면 기존 협업툴에서 갈아탈 이유가 보이지 않는다. 기존 업무툴 대비 큰 장점이 보이지 않아서다.

그래도 한 가지 확연히 차별된 기능을 갖췄다. 쇼트웨이브 워크스페이스 스레드는 모두 인박스 탭에서 확인 가능하다. 지메일과 워크스페이스를 인박스에서 한번에 볼 수 있다. 스레드 대화도 상단 고정이나, 폴더화 등 메일 정리에 사용되는 모든 정리 기능이 적용된다.

원리는 간단하다. 지메일에 접속해서 보낸메일함을 살펴보니 각 스레드마다 이메일 주소가 부여돼 있었다. 스레드가 하나의 가상 메일인 셈이다. 스레드 안에서 보낸 대화는 곧, 스레드에 부여된 이메일로 답장하는 것과 같다.

■ 사용자 중심 소소한 기능

지메일에 워크스페이스 스레드까지 한 공간에서 받는다면 알람 지옥에 빠지진 않을까? 다행히 쇼트웨이브는 각각 알람을 끌 수 있도록 했다. 원하지 않은 메일이나 스레드 알람은 끄면 그만이다. 일정 시간 알림 음소거 모드도 있다. 최대 일주일까지 설정 가능하다. 오랜 기간 휴가를 가도 업무 알람으로 스트레스받는 일은 없겠다.

대다수 생산성 애플리케이션이 그렇듯, 쇼트웨이브도 단축키를 지원하는데 굉장히 단순하다. 예컨대 완료 기능은 키보드 ‘D’, 상단 고정은 ‘T’, 라벨 설정은 ‘B’만 누르면 된다. 단축키는 쇼트웨이브 첫 화면 상단 오른쪽에 위치한 ‘?’ 버튼을 누르면 나온다.

다만 아쉬운 점도 있다. 갓 나온 서비스라 공식 한글 지원이 없다. 다행히 사용하는 데 큰 지장은 없다. 구글 번역 기능을 지원하고 어려운 영단어는 보이지 않는다. 한 가지 더, 지메일 외 다른 이메일과 연동이 안 된다. 타 이메일 사용자라면 쇼트웨이브는 매력 없는 애플리케이션에 그칠 수 있다.

반면 지메일 사용자라면 얘기가 다르다. 지메일 관리를 손쉽게 하고 협업툴을 내장한 애플리케이션은 분명 장점이 확실한 애플리케이션이다.

테크플러스 에디터 윤정환

tech-plus@naver.com​

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